Geburtstage im Büro: das System, das niemanden vergisst

Geburtstage im Büro scheitern nach einem Muster, das so verlässlich ist, dass es fast komisch wird. Der Januar bekommt Kuchen, eine Karte und eine Sammlung. Im Juni sind die Sammlungen ausgedünnt. Jemand im August bekommt um 16 Uhr eine Nachricht im Teamkanal. Und wer im Oktober angefangen hat, bekommt gar nichts, weil es niemand wusste.

Das hat niemand entschieden. Es ist, was passiert, wenn hinter einer guten Absicht kein System steht.

Warum es verfällt

Es hängt an einer Person, die daran denkt. Meist derselben, selten in ihrer Stellenbeschreibung, und ihre Begeisterung ist endlich.

Sammlungen haben abnehmenden Ertrag. Die vierte Bitte um acht Euro in fünf Monaten kommt anders an als die erste, und die Leute antworten lieber nicht, als Nein zu sagen.

Der Sommer reißt die Kette. Das halbe Büro ist weg, niemand organisiert etwas, und im September beginnt der Rhythmus nie wieder.

Neue sind unsichtbar. Ihr Datum steht nicht in der Liste, die die ursprünglich organisierende Person angelegt hat, und bis es jemand merkt, ist es vorbei.

Die Auslosungsvariante

Statt einer Sammlung pro Geburtstag: eine Auslosung zu Jahresbeginn. Jede Person zieht eine Kollegin und ist für deren Geburtstag zuständig, wann immer er liegt.

Was sich dadurch ändert:

• Eine Entscheidung statt zwölf. Das System wird einmal im Januar aufgesetzt und läuft dann.
• Niemandem wird Geld hinterhergelaufen. Jede Person kauft ein Geschenk, für eine Kollegin, an einem Tag. Keine Überweisungen, keine Buchhaltung, keine Erinnerungen über acht Euro.
• August ist nicht schlechter als Januar. Die zuständige Person weiß es seit Januar, und das Datum steht im Kalender.
• Das Geschenk wird besser. Einmal im Jahr für eine Person zu kaufen, lange vorher informiert, ergibt etwas Ausgesuchtes. Eine Sammlung durch zwölf zu teilen ergibt einen Gutschein.

Damit es funktioniert

Das Budget einmal fürs Jahr festlegen. Zehn oder fünfzehn Euro. Es gilt für jeden Geburtstag, und niemand muss nachfragen.

Die Daten zusammen mit den Namen einsammeln. Das ist der einzige Moment, in dem alle antworten.

Jeder Person eine Woche vor dem Geburtstag ihrer Kollegin erinnern, nicht am Tag selbst. Eine Erinnerung am Tag selbst ergibt ein Geschenk aus der Mittagspause.

Einen geteilten Kalender der Daten führen, aber nicht der Zuteilungen. Die Daten nützen allen; die Zuteilungen jeweils genau einer Person.

Jedes Jahr neu auslosen. Zweimal dieselbe Kollegin nutzt sich ab, und eine frische Auslosung bringt die Leute dazu, wieder jemand anderen wahrzunehmen.

Was mit unterjährigen Neuzugängen

Eintragen und für die verbleibenden Daten neu auslosen — oder einfacher: Die organisierende Person übernimmt den ersten Neuzugang, und dieser den nächsten. Das gleicht sich binnen zwei Einstellungen aus und braucht keine Tabelle.

Worum es wirklich geht

Das System handelt nicht wirklich von Geschenken. Es handelt davon, dass niemand an seinem Geburtstag am Schreibtisch sitzt und sich fragt, ob jemand daran gedacht hat — und dieses Versagen hat eine Lösung, die im Januar drei Minuten kostet.